Een vereniging van eigenaars (VvE) moet je verplicht inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Dat geldt zelfs als alle appartementsrechten in handen zijn van één eigenaar. Zonder inschrijving is de VvE niet officieel geregistreerd, en dat kan problemen geven bij bijvoorbeeld het afsluiten van een verzekering of het openen van een bankrekening.
Wanneer moet je een VvE inschrijven bij de KVK?
De inschrijvingsplicht geldt voor elke VvE, groot of klein. Zodra een gebouw is gesplitst in appartementsrechten via een notariële splitsingsakte, ontstaat de VvE van rechtswege. Dat wil zeggen: de VvE bestaat automatisch op het moment van splitsing, maar je bent wettelijk verplicht haar ook in te schrijven in het Handelsregister van de KVK. Er is geen minimumomvang vereist: ook een VvE met twee appartementen valt onder deze verplichting.
Nieuwbouwprojecten worden vaak al ingeschreven door de projectontwikkelaar of notaris. Bij oudere gebouwen of voormalig gehuurde panden die worden omgezet naar koopappartementen is het verstandig om te controleren of de VvE al geregistreerd staat. Je kunt dit gratis nakijken via het KVK Handelsregister op kvk.nl.
Wat heb je nodig voor de inschrijving?
Voor de inschrijving van een VvE bij de KVK heb je een aantal documenten en gegevens bij de hand nodig:
- Een kopie van de notariële splitsingsakte (of het splitsingsreglement)
- De naam en het adres van de VvE
- De gegevens van de bestuurder(s) van de VvE
- Een geldig legitimatiebewijs van degene die de inschrijving doet
De splitsingsakte wordt opgesteld door een notaris en bevat onder andere de naam van de VvE, de verdeling van de appartementsrechten en de regels voor het bestuur. Heb je die akte nog niet? Dan kun je niet inschrijven: de akte is het vertrekpunt voor de registratie.
Hoe verloopt het inschrijven van een VvE bij de KVK?
De inschrijving zelf verloopt via de KVK. Je kunt dit doen via een afspraak bij een KVK-kantoor of via het online inschrijfformulier op kvk.nl. Hieronder de stappen op een rij:
- Stap 1: Zorg dat de notariële splitsingsakte beschikbaar is.
- Stap 2: Vul het inschrijfformulier in via kvk.nl of maak een afspraak bij een KVK-kantoor.
- Stap 3: Lever de benodigde documenten aan en legitimeer jezelf.
- Stap 4: Betaal de inschrijfkosten (naar schatting rond 50 tot 75 euro in 2026, maar check het actuele bedrag op kvk.nl).
- Stap 5: Na verwerking ontvang je een KVK-nummer voor de VvE.
De inschrijving is daarna definitief en de VvE staat vermeld in het openbare Handelsregister. Derden, zoals banken of verzekeraars, kunnen de gegevens van de VvE dan raadplegen.
Wie is verantwoordelijk voor de inschrijving?
Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor de inschrijving bij de KVK. In de praktijk is dat bij een nieuw gesplitst gebouw vaak de eerste bestuurder, die benoemd wordt in de splitsingsakte of tijdens de eerste vergadering van eigenaars. Wordt er geen bestuurder aangesteld, dan zijn alle eigenaars gezamenlijk verantwoordelijk. Bij een professionele VvE-beheerder kan de beheerder de inschrijving in opdracht verzorgen, maar de verantwoordelijkheid blijft bij het bestuur liggen.
Wat gebeurt er als je de VvE niet inschrijft?
Inschrijving is wettelijk verplicht. Doe je het niet, dan loop je het risico dat de VvE geen bankrekening kan openen, geen verzekering kan afsluiten en niet rechtsgeldig kan optreden in juridische procedures. Bovendien kan de KVK in uiterste gevallen een boete opleggen voor het ontbreken van een verplichte inschrijving. Praktischer gezegd: veel partijen vragen simpelweg naar het KVK-nummer van de VvE voordat ze zaken doen.
Controleer bij twijfel of jouw VvE al geregistreerd staat via het gratis zoekregister op kvk.nl. Is dat niet het geval, dan is het verstandig de inschrijving zo snel mogelijk te regelen, liefst nog voordat je de eerste vergadering van eigenaars belegt of financiële afspraken maakt namens de VvE.
