Een VvE-vergadering is de officiële bijeenkomst waarin eigenaren van appartementen gezamenlijk beslissingen nemen over hun gebouw. Elke VvE (Vereniging van Eigenaars) is wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar zo’n vergadering te houden. Tijdens deze bijeenkomst stem je over onderhoud, financiën en andere zaken die alle eigenaren aangaan.
Wat bespreek je tijdens een VvE-vergadering?
De agenda van een VvE-vergadering is in grote lijnen elke keer hetzelfde. Een aantal onderwerpen kom je vrijwel altijd tegen:
- Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering
- Financieel jaarverslag en de jaarrekening
- Begroting voor het komende jaar
- Stand van zaken van het onderhoudsfonds (de reservering voor groot onderhoud)
- Geplande onderhoudswerken, zoals schilderwerk of dakvervanging
- Wijzigingen in de maandelijkse servicekosten
- Eventuele klachten of vragen van eigenaren
Naast deze vaste punten kunnen eigenaren ook zelf onderwerpen aandragen. Wil je iets op de agenda zetten, dan moet je dat tijdig bij het bestuur of de beheerder melden. Hoe vroeg dat moet, staat in het splitsingsreglement van jouw VvE.
Hoe roep je een VvE-vergadering bijeen?
Het bestuur van de VvE is verantwoordelijk voor het uitschrijven van de vergadering. De uitnodiging moet schriftelijk worden verstuurd aan alle leden, inclusief de agenda. In de meeste splitsingsreglementen staat dat dit minimaal vijftien dagen van tevoren moet gebeuren, maar check altijd het eigen reglement van jouw VvE want dat kan afwijken.
Als het bestuur de vergadering niet bijeenroept, kunnen eigenaren dat zelf afdwingen. Wanneer een groep eigenaren die samen minstens een tiende van de totale stemmen vertegenwoordigt, een vergadering aanvraagt, is het bestuur verplicht die te organiseren. Reageert het bestuur niet, dan kunnen de aanvragende eigenaren de vergadering zelf uitschrijven.
Stemrecht en besluitvorming
Tijdens de VvE-vergadering neem je besluiten door te stemmen. Elk appartement heeft stemrecht, maar niet elk appartement heeft automatisch één stem. Het aantal stemmen hangt af van het aandeel in de VvE, vastgelegd in de splitsingsakte. Een eigenaar van een groter appartement kan meer stemmen hebben dan iemand met een kleiner appartement.
Voor de meeste besluiten geldt een gewone meerderheid van stemmen. Sommige besluiten vereisen een grotere meerderheid, soms twee derde of zelfs unanimiteit. Dit geldt bijvoorbeeld voor ingrijpende wijzigingen aan het gebouw of aanpassingen van het splitsingsreglement zelf. Wat precies welke meerderheid nodig heeft, staat beschreven in het reglement.
Kan een eigenaar niet aanwezig zijn? Dan is het in veel VvE’s toegestaan om een volmacht te geven aan een andere eigenaar of aan de beheerder. Zo telt jouw stem toch mee.
Quorum: wanneer is een vergadering geldig?
Een VvE-vergadering is alleen geldig als er voldoende eigenaren aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Dit minimale aantal heet het quorum. Is er geen quorum, dan kunnen er geen geldige besluiten worden genomen en moet er een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. In de tweede vergadering geldt het quorumvereiste meestal niet meer, zodat er alsnog besloten kan worden.
Notulen en vastlegging van besluiten
Na de vergadering worden de notulen opgesteld. Daarin staan de besproken onderwerpen, de uitkomsten van stemmingen en de genomen besluiten. Alle leden ontvangen de notulen, zodat ook eigenaren die er niet bij waren weten wat er besloten is. Besluiten die in de notulen zijn vastgelegd, zijn bindend voor alle eigenaren, ook voor wie tegen heeft gestemd.
Bewaar de notulen goed. Ze zijn niet alleen een verslag, maar ook het juridische bewijs van wat de VvE heeft besloten. Bij een toekomstige verkoop van je appartement kunnen kopers en notarissen hierom vragen.
Een goed voorbereide VvE-vergadering voorkomt veel gedoe achteraf. Lees de stukken op tijd, stel vragen als iets niet duidelijk is en zorg dat je stemrecht gebruikmaakt, want besluiten worden genomen door wie aanwezig is.
