Het huishoudelijk reglement van een VvE wijzigen kan op elk moment, zolang je de juiste procedure volgt. Anders dan de splitsingsakte hoef je voor een wijziging van het huishoudelijk reglement geen notaris in te schakelen. De vergadering van eigenaars beslist zelf, met een gewone meerderheid van stemmen, tenzij het reglement of de splitsingsakte een andere drempel voorschrijft.
Wat staat er in een huishoudelijk reglement en wat mag je wijzigen?
Het huishoudelijk reglement bevat de praktische huisregels van de VvE. Denk aan regels over het gebruik van gemeenschappelijke ruimtes, het houden van huisdieren, parkeerplek, geluidsoverlast of het plaatsen van een schotelantenne. Het reglement vult de splitsingsakte aan, maar mag daar nooit mee in strijd zijn. Regels die al in de splitsingsakte staan, kun je niet via het huishoudelijk reglement aanpassen.
Wat je wel kunt wijzigen: alles wat de splitsingsakte overlaat aan het huishoudelijk reglement. Dat is in de praktijk een breed terrein. Je kunt een bestaande regel schrappen, een nieuwe regel toevoegen of een bestaande formulering aanpassen. Let er wel op dat de nieuwe regels niet in strijd zijn met de wet of met de splitsingsakte.
De procedure voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement
Het wijzigen van het huishoudelijk reglement verloopt altijd via de algemene ledenvergadering (ALV). Hieronder zie je de stappen op een rij.
- Stap 1: Stel een voorstel op. Schrijf de voorgestelde wijziging concreet op. Zet de huidige tekst naast de nieuwe tekst, zodat iedereen precies ziet wat er verandert.
- Stap 2: Zet het op de agenda. Het voorstel moet op de agenda van de ALV staan. Stuur de agenda, inclusief het voorstel, tijdig naar alle leden. De splitsingsakte of het reglement zelf schrijft voor hoeveel dagen van tevoren dit moet gebeuren, vaak minimaal 8 tot 15 dagen.
- Stap 3: Stem tijdens de vergadering. De ALV stemt over het voorstel. In de meeste gevallen is een gewone meerderheid voldoende (meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen). Controleer je splitsingsakte: sommige regelingen vereisen een gekwalificeerde meerderheid, zoals twee derde of drie kwart van de stemmen.
- Stap 4: Leg de wijziging vast. Noteer het besluit in de notulen van de vergadering. Verwerk de wijziging daarna in een nieuw, bijgewerkt huishoudelijk reglement en stuur dit naar alle eigenaren.
Er is geen notaris nodig. Het besluit in de notulen is voldoende juridische basis. Bewaar de notulen wel goed, want ze zijn het bewijs dat de wijziging rechtsgeldig is aangenomen.
Welke meerderheid heb je nodig?
De standaardregel in Nederland is een gewone meerderheid, tenzij de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement zelf een hogere drempel stelt. Bij een VvE met 10 stemgerechtigde eigenaren is dat dus minimaal 6 stemmen voor het voorstel. Zijn er minder dan de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd, dan is de vergadering mogelijk niet besluitvaardig. Controleer daarvoor het quorum in je splitsingsakte.
Sommige VvE’s kennen een verzwaard meerderheidsvereiste voor wijzigingen van het huishoudelijk reglement. Staat dat in jouw documenten? Dan heb je die hogere drempel nodig, anders is het besluit niet geldig.
Wanneer is een wijziging juist niet verstandig?
Een wijziging die in strijd is met de splitsingsakte of de wet is nietig, ook al heeft de vergadering er unaniem mee ingestemd. Het heeft dus geen zin om via het huishoudelijk reglement iets te regelen wat de splitsingsakte al verbiedt of juist verplicht stelt. Wil je die regels aanpassen? Dan moet je de splitsingsakte zelf wijzigen, wat wél via de notaris gaat en doorgaans een hogere drempel heeft.
Pas ook op met regels die onduidelijk of te ruim geformuleerd zijn. Een regel als “bewoners moeten rekening houden met elkaar” is niet handhaafbaar. Kies voor concrete, meetbare afspraken, zoals “muziek mag niet na 22:00 uur hoorbaar zijn in aangrenzende appartementen”.
Nieuw huishoudelijk reglement opstellen
Heeft de VvE helemaal geen huishoudelijk reglement, of is het bestaande reglement verouderd? Dan kun je een volledig nieuw reglement opstellen en dit in één keer ter goedkeuring voorleggen aan de ALV. De procedure is dezelfde als bij een wijziging. Je legt het ontwerp-reglement op de agenda, stemt erover en legt het besluit vast in de notulen. Daarna geldt het nieuwe reglement voor alle eigenaren en huurders die via hun eigenaar aan de VvE zijn gebonden.
Zorg dat het nieuwe reglement aansluit op het model-reglement dat bij jouw splitsingsakte hoort (zoals het modelreglement 1992, 2006 of 2017), zodat je geen conflicten creëert met bestaande afspraken.
Het wijzigen van het huishoudelijk reglement is daarmee een van de weinige VvE-zaken die je zonder notaris kunt regelen. Met een goed voorbereide agenda, een helder voorstel en voldoende stemmen op de vergadering, is de wijziging snel en rechtsgeldig doorgevoerd.
