Schriftelijk stemmen binnen een VvE is mogelijk buiten de officiële vergadering om, maar alleen onder strikte voorwaarden. Het stelt het bestuur in staat om leden te raadplegen over besluiten zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn. Toch is het geen vrijblijvende procedure: de wet en de splitsingsakte stellen duidelijke eisen aan hoe zo’n stemming verloopt.
Wanneer is schriftelijk stemmen in de VvE toegestaan?
De Modelreglementen en de wet (Burgerlijk Wetboek, Boek 5) maken onderscheid tussen besluiten die je in een vergadering neemt en besluiten buiten vergadering. Schriftelijk stemmen buiten vergadering is alleen geldig als alle stemgerechtigde leden aan de stemming meedoen én het besluit met unanimiteit wordt genomen. Stemt ook maar één lid niet mee, of onthoudt iemand zich, dan is het besluit niet geldig via deze weg.
Dit maakt schriftelijk stemmen buiten vergadering in de praktijk lastig bij grotere VvE’s. Bij een appartementencomplex met twintig eigenaren moet iedereen reageren én instemmen. Dat lukt zelden bij ingrijpende of omstreden besluiten.
Het verschil: buiten vergadering versus per brief tijdens een vergadering
Er zijn twee situaties die mensen soms door elkaar halen. De eerste is stemmen buiten vergadering, zoals hierboven beschreven: geen bijeenkomst, alleen schriftelijke raadpleging. De tweede is het machtigen van een ander om namens jou te stemmen tijdens een officiële vergadering, of het uitbrengen van een stem bij volmacht. Dat laatste is iets heel anders en heeft andere regels.
Sommige splittingsaktes en reglementen staan ook toe dat leden hun stem vooraf schriftelijk uitbrengen voor een geagendeerde vergadering. Kijk daarvoor altijd eerst in de splitsingsakte of het splitsingsreglement van jouw VvE, want niet elke VvE heeft deze mogelijkheid vastgelegd.
Hoe verloopt een schriftelijke stemming buiten vergadering stap voor stap?
- Het bestuur stuurt alle stemgerechtigde leden een schriftelijk voorstel met een duidelijke omschrijving van het te nemen besluit.
- Elk lid brengt zijn of haar stem schriftelijk uit, bijvoorbeeld per brief of e-mail. Controleer of de splitsingsakte e-mail als geldige vorm erkent.
- Alle stemgerechtigde leden moeten deelnemen aan de stemming. Één niet-reagerende eigenaar maakt het besluit al ongeldig via deze route.
- Het besluit is alleen geldig als alle uitgebrachte stemmen voor zijn. Één tegenstem of onthouding blokkeert het besluit.
- Het bestuur legt het besluit vast in een schriftelijk stuk dat door het bestuur wordt ondertekend, vergelijkbaar met een notulen van een vergadering.
Wat staat er in de splitsingsakte over schriftelijk stemmen?
De splitsingsakte is leidend. Die kan strengere of soms iets soepelere eisen stellen dan de wettelijke basisregel, voor zover dat wettelijk is toegestaan. Controleer altijd in jouw eigen akte of er aanvullende voorwaarden zijn, zoals een bepaalde termijn waarbinnen leden moeten reageren, of een specifieke vorm (brief, aangetekende post, e-mail).
Staat er niets specifieks in de akte? Dan gelden de standaardregels uit het Burgerlijk Wetboek en het toepasselijke modelreglement (1973, 1983, 1992 of 2006). De reglementen verschillen op punten van elkaar, dus check welk modelreglement op jouw VvE van toepassing is.
Wanneer is schriftelijk stemmen praktisch zinvol?
Schriftelijk stemmen buiten vergadering werkt het best bij kleine VvE’s, bijvoorbeeld met twee of drie eigenaren, of bij onderwerpen waarover iedereen het al eens is. Denk aan een administratieve aanpassing, het vaststellen van een kleine uitgave die iedereen verwacht, of het bekrachtigen van een eerder besproken maatregel. In die gevallen is het een handige manier om een besluit snel te formaliseren zonder een extra vergadering te plannen.
Bij grotere VvE’s of bij besluiten waarbij niet zeker is dat iedereen instemt, is een reguliere vergadering de veiligste route. Besluiten die daar worden genomen, zijn geldig met een gewone meerderheid van stemmen (tenzij de akte anders bepaalt), ook als niet alle leden aanwezig zijn.
Twijfel je of een schriftelijk genomen besluit in jouw VvE juridisch houdbaar is? Leg het voor aan een juridisch adviseur of de VvE-beheerder voordat je het besluit uitvoert. Een ongeldig besluit kan later problemen geven, zeker bij besluiten over grote uitgaven of wijzigingen aan het gebouw.
